移交档案馆的信息，由谁负责答复？

办理涉及历史规划、土地征收、房屋拆迁等年代较早的政府信息公开申请时，承办人员常常遇到这种情况：业务科室一查，该项目的卷宗档案因为机关库房紧张或统一整理，已经提前打包移交给了区县档案馆保管。

这时窗口容易出现一种本能反应：既然原件材料都在档案馆，那就依据《条例》第三十六条第（五）项，直接答复“已移交档案馆，请按档案利用规定前往档案馆查阅”。

难点就在这里：材料送进档案馆，是否就等于行政机关的信息公开职责随之免除？如果档案馆只负责代管、法定移交期限还没到，这份答复能不能站得住？

一、难点在哪：档案在馆里，职责在谁家？

行政机关与国家档案馆之间，既有业务衔接，又有明确的职责分工。

《政府信息公开条例》第三十六条第（五）项规定：“所申请公开信息已经移交各级国家档案馆及档案工作机构的，行政机关应当告知申请人按照有关档案管理的法律、行政法规和国家有关规定办理。”这一规定的本意，是针对已经依法完成法定移交、正式归入国家档案公共资源的历史档案，引导公众走档案查阅利用程序。

但在机关运转实务中，“移交档案馆”其实存在两种完全不同的情况： 一种是机关因为办公用房紧张、档案保护条件有限等原因，经档案馆同意，提前将未到法定移交年限的档案交由档案馆代为集中保管； 另一种是档案已经达到国家规定的移交年限（通常为形成之日起满二十年），依法正式完成档案归档与权利移交。

如果把“提前寄存保管”直接当作“法定移交完成”，一律告知申请人去档案馆查阅，申请人到了档案馆往往因未开放档案利用门槛而碰壁，再回过头来提起行政复议或诉讼，行政机关就容易陷入被动。

💡要点物理载体移交不等于法定职责移交。判断是否免除原机关的信息公开职责，核心看是否达到国家规定的法定移交期限。

二、怎么分析：分清“提前寄存”与“法定届满”

解决这个难点，需要将《政府信息公开条例》与《档案法》的最新规定结合起来看。

第一，看准法定移交期限的时间节点。现行《中华人民共和国档案法》（2020年修订，2021年1月1日起施行）第十五条第二款作出了极为明确的衔接规定：“经档案馆同意，提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉及政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。移交期限届满的，涉及政府信息公开事项的档案按照档案利用规定办理。”法律对这一问题的界限作了清晰界定。

第二，把握两类情形的法律效果差异。

情形一（法定移交期限届满前）：档案虽存放于档案馆库房，但属于提前寄存保管性质。对外承担政府信息公开法定职责的主体，依然是原制作或保存该信息的行政机关。行政机关收到申请后，应当协调档案馆调阅卷宗，依法作出公开或不予公开的实质答复，不能把责任推给档案馆。

情形二（法定移交期限届满后）：档案已经达到法定年限并完成正式移交，该档案的公开与利用已经全面转入《档案法》及《档案利用规定》的轨道。此时行政机关告知申请人前往档案馆按档案利用规定办理，符合《条例》第三十六条第（五）项的规定。

第三，认清“档案利用”与“政府信息公开”的双轨制。未满移交年限的政府信息，属于《政府信息公开条例》调整范围，保障的是公民的知情权与监督权；已满年限正式移交的档案，属于历史档案利用范围，适用档案法的查阅开放规则。两者审查标准、受理主体和申请程序互不替代。

💡要点法定移交期限前，原单位是信息公开义务主体，负责调卷办理；法定移交期限后，转入档案利用规定，由档案馆依档案法办理。

三、有案为证：提前移交保管，不免除原机关公开职责

北京市高级人民法院在（2025）京行终3633号行政判决中，对这一规则的适用作出了明确裁判。

虞某某向北京市丰台区人民政府提出政府信息公开申请，要求获取某历史拆迁项目中的相关审批及补偿安置资料。丰台区政府审查后，作出《政府信息公开答复告知书》，称：“经查，虞某某所申请信息已按照档案法律法规要求移交北京市丰台区档案馆保管，请向丰台区档案馆咨询办理。”

虞某某不服该答复，向法院提起行政诉讼。法院审理查明，涉案拆迁项目形成时间尚未达到国家规定的二十年法定移交期限，系行政机关因保管需要经档案馆同意提前送交档案馆保管。

北京市高级人民法院审理认为：根据《档案法》第十五条第二款规定，经档案馆同意提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉及的政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。涉案信息在申请时未满法定移交年限，丰台区政府仍是该政府信息的公开义务主体，其仅以材料已移交档案馆为由告知申请人向档案馆咨询，未能依法履行政府信息公开的实质审查与答复职责，依法判决撤销被诉答复告知书，责令重新作出处理。

这一生效裁判给各级机关提供了清晰的指引：

-

不能把“物理上放在档案馆”简单等同于“法律上免除公开职责”；

-

只要法定移交年限未满，答复主体依然是原制作或保存机关；

-

机关内部应当建立与档案馆的调卷协作机制，确保在法定答复期限内调取材料并作出合法答复。

💡要点司法裁判鲜明定调：提前送馆保管未满法定年限的，原机关仍须履行公开答复职责，直接推给档案馆构成未依法履职。

四、具体怎么做：四个动作，把档案信息答复办周全

针对涉及档案保管的申请，承办人员在日常办理中可以把握以下四个规范动作：

第一，先查移交凭证，核定移交性质与年限。收到涉及较早历史信息的申请，业务科室反馈“档案已送档案馆”时，第一步先核对移交协议与入库时间。核算该信息自形成之日起是否已满法定移交期限（一般机关为二十年，法律法规另有规定的从其规定），确认属于“提前集中保管”还是“正式法定移交”。

第二，属于提前保管的，启动馆际协作调卷审查。确认处于法定移交期限届满前的，由承办科室凭信息公开办件凭证向档案馆申请借阅或调取电子档案扫描件。调得材料后，由本机关依法开展实质审查，判定属于主动公开、依申请公开还是依法不予公开，在法定期限内出具正式答复书。

第三，属于法定移交届满的，准确出具指引答复。确认档案已满法定移交期限且完成正式移交的，依照《政府信息公开条例》第三十六条第（五）项出具答复书，写明该信息已依法正式移交档案馆保管，详细告知档案馆的全称、具体办公地址、联系电话以及查档利用须知，做到指引清晰明确。

第四，健全调卷流转机制，防范答复超期风险。因向档案馆借阅卷宗需要内部审批与流转时间，承办部门在收件登记后应第一时间发出调卷协查函；如遇档案卷宗体量巨大、调阅耗时较长的，应严格按照《条例》第三十三条规定，经政府信息公开工作机构负责人同意并及时书面告知申请人延长答复期限。

💡要点查移交年限判定性质、未届满机关调卷审查、已届满指引档案利用、借卷流转抓紧时限。

📋 档案涉及信息公开办理速览

写在最后

档案管理的集中化与专业化，是为了更好地保护和利用历史文件，而不是阻断信息公开的便民渠道。把“提前代管”与“法定移交”区分清楚，在法定移交期内主动协调调卷、依法答复，既保障了申请人的知情权，也筑牢了机关依法行政的程序防线。档案代管职责在，分清年限办规范。

作者：周耀斌

浙江六和（温州）律师事务所

#合规 #信息公开 #依法行政 #法治政府 #温州法治